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salta alle ultime novità |
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SOLLECITI: la riscossione dei crediti è critica e spesso in ritardo e rende insicura la gestione dei flussi di cassa. |
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Acquisendo automaticamente un sollecito dal gestionale aziendale è possibile intercettare il destinatario, spedire la corrispondenza, impostare una data di verifica.
Periodicamente l'archivio dei pagamenti viene controllato per intercettare il saldo o il pagamento parziale, in modo da ripetere, se necessario, il sollecito anche con testi diversi fino alla chiusura della posizione. |
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CERTIFICAZIONE UNICA: per ogni fornitore va inviata via PEC la CU, abbinando la relativa ricevuta e gli F24 dei versamenti dell’imposta effettuata durante l’anno. |
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Partendo dalla stampa del modello CU vengono individuati i fornitori ed inoltrata la documentazione via PEC, abbinando contemporaneamente la ricevuta di invio e gli F24 in un unico fascicolo per ogni soggetto fiscale ed anno. |
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CERTIFICAZIONI DURC: i nostri fornitori sono molti ed il relativo DURC non può essere scaduto quando gli affidiamo un lavoro o richiediamo una fornitura. |
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Una volta acquisito il DURC è sufficiente abbinare una data di scadenza e configurare controlli periodici per inviare una eventuale richiesta di rinnovo della documentazione. Questa informazione può essere controllata anche prima del pagamento. |
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FATTURAZIONE FORNITORI: prima di pagare una fattura fornitore è necessario che tutte le condizioni logistiche ed economiche siano verificate dai vari responsabili. Solo se tutti gli aspetti sono nella norma il nullaosta al pagamento può essere emesso. |
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Ogni fattura viene incanalata in una serie di controlli, anche di competenze diverse, per verificare ad esempio, l'autorizzazione alla fornitura, il rispetto di accordi contrattuali, tempi di consegna, modalità di addebito, etc. Solo al termine di tutte le operazioni di controllo può essere ritornata al reparto amministrativo per il pagamento. |
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CONVOCAZIONI: preparare la convocazione di una riunione o assemblea è laboriosa e comporta la perdita di molto tempo. |
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I documenti a corredo della riunione vengono organizzati in fascicoli ed inviati a gruppi di destinatari accludendo anche altri eventuali allegati. E' sufficiente organizzare un fascicolo con il gruppo dei documenti ed una rubrica di destinatari. |
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VERBALI: la comunicazione dei verbali delle riunioni va sveltita e possibilmente ottimizzata sfruttando il web. |
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Il verbale acquisito viene inserito automaticamente nel fascicolo della convocazione e inviato a tutti gli interessanti. Se prevista, viene attivata automaticamente la pubblicazione su web. |
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FORNITURE/INTERVENTI: le richieste ai nostri fornitori devono essere seguite secondo priorità diverse e, soprattutto, sollecitate se i tempi contrattuali non vengono rispettati. |
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Creazione di un ambiente di raccolta ordinativi, controllo dei tempi di consegna e modalità di fornitura, priorizzazione delle forniture con eventuali comunicazioni al fornitore, abbinamento con i DDT di consegna, controlli sulle condizioni contrattuali, etc. E' previsto il passaggio automatico al workflow di autorizzazione dei pagamenti. |
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MAIL INTERNE: |
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Tutta la posta aziendale in ingresso, o anche solo alcune caselle, vengono smistate in base a principi basati sul loro contenuto; questo fa sì che, se previsto, venga attivato un workflow, anche solamente in una fase, per notificare agli interessati eventuali azioni di avanzamento o completamento. |
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MAV E BOLLETTINI FRECCIA: |
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La stampa pdf fornita dalla banca o dal Gestionale viene interpretata suddivisa ed singolarmente archiviata. Contestualmente il processo di occupa della canalizzazione secondo il metodo desiderato ( PEC – MAIL – STAMPA – POSTALIZZATORE)
Vantaggi: Si conserva copia del documento inviato anche se elaborato da terze parti come nel caso dei MAV per possibili usi successivi ( re-invio o invio a scadenza) |
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ABBINAMENTO BONIFICI: |
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Il processo ha come origine le quietanze fornite dalla banca. Le stesse sono interpretate ed archiviate, contestualmente la procedura controlla la corretta e corrispondente presenza dell’annotazione del pagamento in contabilità ed effettua l’abbinamento automatico, anche in caso di pagamento multiplo di più fatture con unico bonifico |
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POLIZZE/ASSICURAZIONI/CONTRATTI FORNITORI: |
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La gestione delle Polizze Assicurative e dei Contratti Fornitori con avviso preventivo per eventuale decisione su disdetta o rinnovo, generazione lettera disdetta, invia tramite canale preferito ( PEC – MAIL – STAMPA – POSTALIZZATORE). Pro-memoria a scadenza per controllo effettivo pagamento e avviso eventuale periodo di non copertura |
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RICHIESTA DATI DETRAZIONI FISCALI E REGISTRO ANAGRAFICHE CONDOMINIALI: |
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La richiesta di aggiornamento dei dati dell’appartamento aii fini dell’Anagrafe Condominiale o per l’attribuzione delle detrazioni impegna molte risorse in attività.
Il processo elaborando o generando la comunicazione ex-novo applica barcode virtuale, lo stesso risolta poi utile per una successiva interpretazione del documento al suo rientro tramite scansione massiva.
Se la ricezione è convogliata su apposita casella mail l’operatività risulterà ulteriormente ridotta in quanto sarà il servizio mailer ed altro apposito WF a elaborare la mail, staccare l’allegato (scansionato) e fornirlo direttamente al servizio di riconoscimento scansioni con barcode.
Vantaggio ulteriori: alla ricezione del documento richiesto, avremo quindi un gestione dello stesso al fine di verificare le richieste senza riposte da sollecitare, risposte incomplete, o archiviazione |
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ARCHIVIAZIONE ED INVIO “CERTIFICAZIONI DETRAZIONI FISCALI”: |
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La stampa pdf fornita dal Gestionale viene interpretata suddivisa ed singolarmente archiviata.
Contestualmente il processo di occupa della canalizzazione secondo il metodo desiderato ( PEC – MAIL – STAMPA – POSTALIZZATORE) |
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INTEGRAZIONE CON MULTIDIALOGO: |
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Tutti i documenti archiviati in Arxivar possono essere canalizzati tramite questo postalizzatore e il processo può essere inserito come sottoprocesso in qualunque altro processo ( SOLLECITI, CONVOCAZIONI, VERBALI, CU, COMUNICAZIONI, DETRAZIONI, COMUNICAZIONI VARIE) |
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